Этапы и схемы сертификации
Схемы сертификации:
Схема №1 предусматривает оценку мастерства исполнителя услуг, что включает проверку условий работы, знаний технологической, нормативной документации, опыта работы, сведений о повышении квалификации, выборочная проверка результатов услуг, а также последующий инспекционный контроль.
Схема №2 предусматривает оценку процесса оказания услуг, которая может осуществляться двумя способами: проверкой технологического процесса, мастерства исполнителя, условий обслуживания; оценкой системы менеджмента качества.
Этапы сертификации
Сертификация состоит из:
Этап 1. Прием заявки и прилагаемых документов согласно перечня
- Нотариально засвидетельствованные копии документов, устанавливающие юридический статус предприятия (Устав, свидетельство о регистрации/перерегистрации).
- Руководство по качеству (если внедрена СМК).
- Организационная структура (с указанием количества работников).
- Договора с участниками перевозочного процесса.
- Договора со структурами и владельцами информационных баз на транспорте.
- Документы на собственные материально-технические средства или договора на использование арендованных материально-технических средств.
- Договор на программное обеспечение для расчета тарифов и других платежей, связанных с перевозкой грузов, осуществления учета выполненных работ и проведения финансовой операции.
- Документы специалистов (диплом, сертификат), подтверждающие наличие образования в области транспорта и международного экспедирования.
- Документ, подтверждающий право применять по требованию клиента экспедиторские документы и применять положения и правила Международной Федерацией экспедиторских ассоциаций в своей деятельности.
- Документ, подтверждающий наличие гарантий по обеспечению рисков, связанных с экспедиторской деятельностью.
- Лицензии таможенного брокера или договора с организациями, обладающими право оказывать такие услуги.
Этап 2. Принятие решения на проведение сертификации услуг
На основе анализа заявки и прилагаемых документов принимается Решение по заявке на проведение подтверждения соответствия. На основании решения заключается договор на проведение подтверждения соответствия.
Этап 3. Заключение договора на проведение подтверждения соответствия и оплата заявителем процедуры подтверждения соответствия.
Оплата процедуры подтверждения соответствия заявителем осуществляется согласно заключенного договора по утвержденным тарифам, рассчитанным на основе калькуляции в соответствии с заявленной схемой сертификации, заявленными услугами и количеством персонала предприятия.
Этап 4. Назначение группы по оценке. Формирование программы проверки, согласование даты проверки с заявителем.
Приказом руководителя ОПС назначается группа по оценке. Руководитель группы составляет программу проверки, которая согласовывается с заявителем.
Этап 5. Оценка услуг – «обследование на месте».
Оценка услуг проводится в помещение заявителя. Проверка оценки услуг состоит из следующих этапов:
- Организационные вопросы.
Проведение совещания с администрацией предприятия о целях проверки, назначении от администрации предприятия ответственного лица, для обеспечения работы экспертов. Решение вопросов технического обеспечения работы экспертов (помещение, компьютер, телефон, ксерокс). Результатом является протокол вступительного совещания.
- Юридический статус предприятия.
Проверка учредительных документов и документов, обеспечивающих деятельность предприятия (устав, свидетельство о регистрации/перерегистрации, свидетельство о постановке на налоговый учет и т.д.). Проверка обоснованности размещения предприятия (договор аренды, свидетельство на право собственности, справки пожарного надзора и других органов контроля).
- Организация деятельности предприятия:
— проверка технического обеспечения деятельности предприятия (помещение, средства связи, оргтехника)
— проверка организационной структуры, наличие положений об отделах, должностных инструкций, штатного расписания, приказов по личному составу, трудовых книжек сотрудников на предприятии, трудовых договоров, документов (дипломов, свидетельств), подтверждающих квалификацию руководителей и сотрудников предприятия.
— проверка обеспеченности нормативными документами, регулирующими деятельность предприятия (законы, международные транспортные конвенции, инструкции и правила) и их системы актуализации нормативных документов. Доведение до сведения оперативных сотрудников текущих изменений нормативных документов.
— проверка наличия типовых проформ документов (договоров, заявок, поручений и др. документов).
— проверка наличия действующих договоров с клиентами, перевозчиками, портами, агентами, брокерами, и другими предприятиями для обеспечения деятельности.
— проверка организации учета и хранения документации, материально – технических средств.
- Проверка наличия претензий от клиентуры и порядка их рассмотрения.
- Проверка заявленных услуг на подтверждение соответствия требованиям нормативно-правовых документов.
- Выборочная проверка исполнения договоров с клиентами по их заявкам на экспедиторское и транспортно-экспедиторское обслуживание. Результатом выборочной проверки является Акт выборочной проверки результатов оказания услуг.
- Проведение совещания с администрацией предприятия по результатам проверки (результатом является протокол заключительного совещания).
По завершению проверки руководитель группы составляет:
— Акт проверки
— Отчет о несоответствии (если имеет место).
Документы составляются в двух экземплярах, один экземпляр выдается заявителю, второй экземпляр предоставляется в комиссию по принятию решения и беспристрастности.
При наличии несоответствий:
— в случае заинтересованности заявителя в продолжении процесса подтверждения соответствия, ОПС предоставляет заявителю дополнительные задачи по проведению оценки для устранения выявленных несоответствий;
— если в установленные сроки заявитель примет корректирующие меры и представит отчет по устранению несоответствий, то группа проведет повторную оценку необходимой части первоначальной процедуры. При повторной проверке в отчете о несоответствии фиксируются результаты устранения выявленных несоответствий, и составляется Акт проверки повторной оценки. После этого весь пакет документов направляется в ОПС для принятия решения о выдаче сертификата соответствия или об отказе в выдаче.
-при истечении срока предоставления заявителем отчета по устранению несоответствий, документы проверки направляются в ОПС для принятия решения.
В случае несогласия с Актом проверки заявитель может представить в ОПС свои претензии в письменной форме.
Этап 6. Анализ данных. Принятие решения о выдаче/отказе сертификата соответствия.
На основе анализа данных и материалов проверки, назначенный эксперт-аудитор ОПС, не участвовавший в оценке, принимает решение о выдаче либо от отказе выдаче сертификата соответствия.
Этап 7. Процедуры выдачи, подтверждения, отказа в сертификации.
При положительном решении оформляется Решение о выдаче сертификата соответствия, при отрицательном – Решение об отказе в выдаче Сертификата соответствия. В соответствии с Решением о выдаче сертификатов соответствия оформляется Сертификат соответствия и регистрируется в Реестре сертификатов соответствия, в порядке установленном СТ РК 3.11«Государственная система сертификации РК. Правила ведения Государственного реестра».
Выдача сертификата соответствия заявителю осуществляется под роспись в Журнале регистрации заявок.
При отрицательном результате оценки соответствия выдается заявителю под роспись — Решение об отказе в выдаче Сертификата соответствия.
Этап 8. Применение Знака соответствия.
Заявитель при подаче заявки на подтверждение соответствия согласно формы может указать о своем намерении получить право на применение Знака соответствия. Разрешение на применение Знака соответствия предоставляется при соблюдении следующих условий:
— положительные результаты работ по подтверждению соответствия;
— отсутствие рекламации потребителей на качество предоставляемой услуги;
— наличие технологической инструкции по маркированию услуги Знаком соответствия, согласованной с органом по подтверждению соответствия.
Исполнитель услуги может наносить Знак соответствия на официальные бланки, квитанции, путевки, договоры, вывески. Применением Знака соответствия считается также использование его в рекламных, печатных изданиях, при демонстрации экспонатов на выставках.
Способ и место нанесения Знака соответствия определяются ОПС совместно с заявителем.